רניהול - איך להעביר משוב לעובדים
חפש

איך להעביר משוב לעובד


צריכים להעביר משוב לעובד?

שימו לב, יש להבדיל בין שיחת משוב לשיחת הערכת עובד.
הערכת עובד מתבצעת פעם או פעמים בשנה, ובה המנהל אומר לעובד מה היה טוב בעבודתו במהלך השנה, ובמה עליו להתמקד בשנה הבאה.
שיחת משוב היא כלי עבודה שוטף שבו המנהל מחזק התנהגויות נכונות של העובד ומעיר על שיפור התנהגויות פחות רצויות.

הפעם אנחנו מתמקדים בשיחת משוב.
ניתן לקיים אותה בצורה מתוכננת, ואפילו כשיחה מהירה במסדרון (במידה והמשוב חיובי)

ראשית, כלל ברזל לשיחות משוב:

שיחת חיזוק ותשבחות, תמיד לפני קהל,
שיחת הערה והתייחסות לכשל, תמיד לבד!!!

כך תוכלו להעביר שיחת משוב לעובד:


עומדים להעביר משובים/הערכה לעובדים?
להלן כמה טיפים להעברת משוב אפקטיבי: 

הכנה לשיחה:

1. קבע מועד ומיקום מתאים
2. הכן את העובד לכך מראש
3. אמור לעובד מה מטרת הפגישה
4. הגדר לעצמך מהו הנושא שתרצה להתמקד בו במהלך השיחה
5. יש להימנע מעומס יתר ( 2-3 מסרים עיקריים)
6. מצא עובדות ואירועים שתוכל להציג כדוגמאות להמחשה
7. לזכור שמטרה היא להשיג שינוי ולא להיות צודק.
 
מבנה השיחה:
1. משוב יעיל הוא משוב תיאורי (תאור המציאות ולא שיפוט המציאות)
2. הגדרת מטרת השיחה ומשך השיחה לעובד
3. הגדר 1-2 נקודות בלבד שתרצה להתמקד בהן מול העובד.
4. זכור- במהלך השיחה התמקד בעובדות ולא ברגשות או השערות.
5. התחל בנקודות העוצמה של העובד
6. המשך בנקודה הדורשת שיפור או חזק את הנקודה שכדאי לשמר.
7. אפשר לעובד להגיב
8. שמור על הקשבה פעילה
א. קשר עין
ב. הנהון,
ג. ישיבה קשובה
ד. האזן בסבלנות
9. במהלך כל הפגישה אל תתעסק בדברים אחרים מלבד מיקוד בעובד (לא לענות לטלפונים, מיילים וכד').
10. נסח מחדש את דברי העובד, חזור על רעיונות שהעלה במילים שלך
11. זכות הערעור נשמרת לשני הצדדים
12. אין חובה לתת תשובות במקום, אפשר לקבוע מועד נוסף להמשך השיחה.
13. קבע תוכנית פעולה/עבודה עתידית נדרשת עם לו"ז ומטרות מדידות.
הכלל את עצמך כמנהל בתוך תוכנית העבודה של העובד. כיצד אתה עוזר לו לישם את תוכנית העובדה שקבעתם.
14. סיים בנקודות חיוביות

אזהרות לגבי התנהלות בשיחה.
הזהרו מהטיות שאתם עלולים לחוות אותם:

  • סטראוטיפים: האם קבעתם את דעתכם על העובד על פי סטראוטיפ כל שהוא ולא על פי ביצועיו בעבודה? (ערבי, אתיופי, רוסי, אישה, גבר, לבוש מרופט, מגמגם, ועוד?)
  • האם אתם מכירים את חייו הפרטיים ומה עובר עליו מחוץ לעבודה? אי אפשר לקבוע את ביצועי העובד רק על פי מה שרואים בעבודה, מבלי להבין את מה שעובר עליו בחיים הפרטים.
  • האם אתם זוכרים רק את האירוע האחרון שקרה עם העובד ומתעלמים מאירועים נוספים שקרו לאורך השנה? (אפקט האחרונות).
  • האם אתם מקשים על העובד רק בגלל שהוא מתנגד לחוות דעתכם עליו? הקשבתם לו? שמעתם מה יש לו להגיד לפני שאתם פוסקים את דעתכם?
  • האם קבעתם "עובדות" על פי שמועות מסדרון, או לפי דברים ששמעתם מאחרים? אלו לא עובדות, אלו פרשנויות, הזהרו מכך!
  • האם אתם שלמים עם ההערכה שאתם נותנים לעובד ויודעים להסביר אותה למנהלים שלכם ולעובד עצמו? (אם אתם לא שלמים עם ההערכה יהיה לכם קשה להסביר אותה).

משוב הינו כלי נהדר להנעת עובד. שימוש נכון בו מאפשר שיפור יכולות העבוד והגברת המוטיבציה.
 
רניוהול מקיימת סדנאות בתחום העברת משובים לעובדים.