מאת: אילן רני.
 
גוזלי זמן בארגון

כמה פעמים חזרתם מיום עבודה, הרגשתם סחוטים, מותשים ועייפים, אך כששאלתם את עצמכם מה הספקתם לעשות היום מכל המשימות שהגדרתם לעצמכם או שהוטלו עליכם, , גיליתים שבעצם לא הרבה.
אז, מאיפה תחושת העייפות והתשישות? אם לא הספקתם להשלים את רוב המשימות שלכם, על מה בזבזתם את הזמן?
מתברר, שרובנו עוסקים ביום יום בפעילות שאינה קשורה במישרין במשימות שאנו צריכים לבצע. רובנו נוטים לבצע פעילויות שקשורות לנורמות הארגון שאנו נמצאים בו ופחות לדרישות התפקיד שלנו
לדוגמא: עונים על מיילים שלא ממש רלוונטיים לנו, מגיעים לפגישות שלא תורמות לנו המון ולא מקדמות אותנו, מקיימים שיחות מסדרון על כוס קפה, רק לצורך ה-mingling יוצאים לארוחת צהרים עם קולגות שנמשכת יותר ממה שתכננו, מדברים עם עובדים שנכנסים ויוצאים מהמשרד, ועוד, ועוד, ועוד.

אם נבדוק באמת מה מכל אלו קשור לישירות למשימות שאנו צריכים לבצע, נגלה שאין קשר ישיר בניהן.
אבל, בואו נודה על האמת, אי אפשר באמת להתחמק מהפעולות הללו. הרי אנחנו חייבים לענות על מיילים, חייבים להגיע לפגישות שהבוס מצפה שנהיה בהם, צריכים מידי פעם להתאוורר ולשוחח עם הקולגות על נושאים שלא ממש קשורים לתפקיד שלנו.
אז האם באמת יש דרך להגיע הביתה קצת יותר רעננים, ועם יותר אפקטיביות בעבודה?
יש ויש!

כמה תובנות:
  1. המושג ניהול זמן לא קיים!!!
    או כפי שאמרנו בצבא: "עוד לא נולד המפקד שהצליח לעצור את הזמן".
    אין באפשרותנו לעצור את הזמן! זו עובדה קיימת, גם לא להאט או לזרז את התקדמותו. משמע- אנחנו לא יכולים לנהל אותו.
    אבל- אנחנו כן יכולים לנהל את המשימות שאנו צריכים לבצע על פני מישור הזמן!
    כלומר- המשמעות של ניהול זמן היא אחת ויחידה: ניהול אישי שלנו על פני מישור הזמן!
  2. רוב המשימות שאנו צריכים לבצע צריכות להיגזר ממטרת על, מטרה שלשמה אנחנו מבצעים את העבודה שלנו. מטרה שלשמה המשרה שלנו קיימת.
    אם לא הגדרנו לעצמנו (או אם המנהל לא הגדיר לנו) את מטרת התפקיד שלנו, ואת היעדים שלנו, יהיה לנו קשה לקבל החלטות אילו משימות דחופות יותר ואלו פחות. שהרי אם לא נדע לאן אנו צריכים להתקדם, כיצד נחליט מה חשוב יותר? (בטח שלא לפי תחושות בטן או מצב רוחנו באותו יום)
    אגב-חשוב מאוד לבצע הגדרת מטרות בשני מקרים:
    • כשהתפקיד חדש (או כשאתם חדשים בתפקיד)
    • כשהתפקיד מאוד וותיק (או כשאתם מאוד ותיקים בתפקיד) וזאת לצורך רענון מחדש של מטרות התפקיד. 
       
  3. התנהלות ונורמות ארגוניות:
    • יתכן ואתם מעוניינים לנהל את המשימות שלכם בצורה אפקטיבית יותר, אבל הנורמות של הארגון שאתם נמצאים בו לא מאפשרות זאת. יותר מדי פגישות לא רלוונטיות, מדיניות הדלת הפתוחה (שלעולם לא נסגרת), שיחות מסדרות שנמשכות יותר מדי זמן ולא חשובות ועוד ועוד.
    • במידה וזה המצב, לניהול אישי שלכם יש משמעות מכרעת להצלחת מימוש התפקיד שאתם מבצעים, משום העברת המסר על ידכם לארגון שאתם באים לעבוד ולא באים לעבודה...
       
גורמים ארגוניים גוזלי זמן ודרכי התמודדות איתם:

מדיניות הדלת הפתוחה
מדיניות זו, נהוגה ע"י מנהלים בעלי אוריינטציה גבוה לצורכי העובד (people Oriented). כעיקרון, מדיניות נפלאה שמאפשרת לכל עובד להיכנס למשרדו של המנהל ולהתייעץ איתו בכל זמן.
אולם בפועל, זו מדיניות הרסנית בנושא ניהול זמן (סליחה, ניהול משימות על פני מישור הזמן).
תחשבו שבכל פעם שאתם סוף סוף מתיישבים לבצע משימה, נכנס מישהו ומפריע לכם, האם באמת יש סיכוי שתתמקדו בביצוע המשימות?
פתרון: רוצים לאפשר מדיניות דלת פתוחה? עשו זאת כפי שמרצים באוניברסיטה נוהגים. קבעו שעות שבהם אתם מקבלים "קהל" גם בלי קביעת תורים מראש. למשל, בין 14:00-15:30, העובדים יכולים להיכנס, ואתם בחדר.
אבל ההמלצה הכי טובה היא לקבוע מראש פגישות עם עובדים (עובד מתקשר ורוצה להיפגש אתכם היום, דחוף, תקבעו איתו פגישה מהירה בעוד שעה. זה יאפשר לכם לסיים מטלות מהירות, ויעביר מסר לעובד שגם הזמן שלכם יקר).

פגישות
בהרבה מקרים אנחנו מגיעים לפגישות, למרות שאנו יודעים מראש שלא ממש יצא משהו מהפגישה הזו. אבל אנחנו מגיעים אליה, בכדי להראות נוכחות, לשמוע מה קורה בחברה, ולבדוק מה חדש אצל הקולגות שלנו (לפעמים מתחרים פנים ארגוניים).
כדאי לעצור מדי פעם ולשאול את עצמנו:
האם הפגישה הזו מספיק חשובה לנו?
האם לא ניתן לשלוח עובד שלנו לפגישה?
האם אין אפשרות להתעדכן לגבי הפגישה ממישהו אחר שהיה שם?
השאלה הכי חשובה שאנו צריכים לשאול היא: האם מהפגישה יצאו תוצרים שמשפיעים על מטרות התפקיד והפעילות שלי?
אם כן- אנחנו צריכים להיות שם!
אם לא- יש לשקול אם ללכת או לא.

תוכנות להעברת מסרים מהירים (Messenger, ICQ)
רעה חולה בנושא ניהול אישי!
אחת הבעיות היא שאנו מוצפים בגירויים סביבתיים שמונעים מאתנו להתרכז בעיקר.
מטרתנו להמעיט ולהקטין את הגירויים הסביבתיים עד כמה שניתן
Messenger ו- ICQ הם יוצרי גירויים מהגבוהים שיש!
מתי פעם אחרונה הצלחתם לעצור את עצמכם מלענות למישהו שפנה אליכם דרך ICQ?
הרי הוא יודע שאתם מחוברים ושאתם במשרד. אם לא תענו זו עלולה להיות גסות רוח מצדכם.
אבל אם תענו, תסיטו את עצמכם מהריכוז ותשומת הלב שאתם צריכים לביצוע המשימה.
אז מה עושים- פשוט לא מתקינים את התוכנות הללו.
מה קרה? מיילים, טלפונים, פגישה פיזית, כל זה כבר לא מפסיק טוב. תאמינו לי שזה מספיק בהחלט!

מיילים:
אתם יושבים במשרד (או ב-Open Space), כותבים דוח למנהל, ופתאום נכנס מייל, מה עושים?
רוב האנשים עוזבים את הדוח ונגשים לראות על מה המייל.
טעות!
כל עוד אתם עוסקים במשימה כל שהיא, אל תעזבו אותה לטובת גירוי חיצוני. למוח יש "זמן התנעה" לכניסה לביצוע משימה. אם התנתקתם מהמשימה ועברתם לביצוע פעילות אחרת, תצטרכו "להתניע" את המוח מחדש, דבר שלוקח זמן ואנרגיה.
לכן, הפתרון מאוד פשוט:
קובעים זמנים במהלך היום שבהן אתם עונים על מיילים , למשל בשעות הבוקר עד 10:00 ובשעות הצהרים, מ-14:00-15:30. בכל שאר היום אתם פשוט לא נוגעים במיילים.
אחרת תמצאו את עצמכם כל היום רק עונים למיילים, ואני מניח שלא לשם כך אתם מאיישים את משרתכם.

דחיינות
כולנו נוטים לדחות דברים.
אולם לרוב דחיית הדברים לא משפרת את מצב רוחנו, אלא רק מוסיפה לנו דאגות ולחץ מיותר.
דחיינות נמדדת ע"פ יכולתנו לבצע דברים כאן ועכשיו. או עד כמה אנו נמנעים מלבצע פעולות שונות.
רובנו נוטים לדחות פעולות קשות, או ארוכות לזמנים מאוחרים יותר, עד שלבסוף אנו מגיעים לקו הגמר ללא השלמת המשימות במלואם.
בכדי להתמודד עם דחיינות יש להגדיר (שוב) את מטרת הפעולות שלנו, ולתעדף אותם (חשוב/דחוף). ע"י תעדוף נוכל להחליט מה לעשות קודם ומה אח"כ. כך לפחות נוכל להפחית את הלחץ על עודף המשימות שיש לבצע.
אגב- שיטה נפוצה להתמודדות עם דחיינות היא להתחיל בביצוע המסגרת של המשימה, ואח"כ לבצע את הפעילות בסבבים מהמסגרת לעיקר.

הפסקות.
כן, צריך לקחת הפסקות!!!
עובד שלוקח הפסקות בתדירות נכונה, אפקטיבי יותר מזה שמעמיס על עצמו ברצף את כל הפעילויות שלו ללא הפסקות מוגדרות.
אבל גם כאן יש להתחשב במספר גורמים:
  • לצאת להפסקה קצרה כל שעה/שעה וחצי.
  • לצאת להפסקות ארוכות בשעות שהם אתם פחות אפקטיביים (בצהרים למשל).
  • לנצל את השעות שבהן אתם הכי אפקטיביים (יש כאלו שהכי פוריים בשעות הבוקר, ויש כאלו שדווקא בשעות הערב) ולעבוד בהן ברצף.
  • לתזמן נכון את המשימות והפעילויות כך שהפעולות הקשות יהיו בתחילת היום, ולעשות אותן ברצף.
  • לא להיכנע ללחצים של חברים ששואלים אם אתם רוצים לצאת לאכול ואומרים לכם: "אבל עכשיו תבוא, כי עוד חצי שעה אני בפגישה"? אם לא מתאים לכם עכשיו, דחו את ההצעה. תיהנו יותר לאכול אחר כך שתדעו שסיימתם את המשימה שלכם.
  • לא לשכוח לצאת להפסקות!
ישנן עוד גורמים גוזלי זמן רבים ונוספים שמונעים מאתנו לנהל את משימותינו בצורה יעילה. אבל קצרה כאן היריעה מלהכיל את כולם.

המסר החשוב ביותר שכדאי שנפנים הוא שלא ניתן לנהל את הזמן. כל מה שנוכל לעשות הוא לנהל את עצמנו טוב יותר על פני מישור הזמן.
 

חברים
עד כאן סדרת הטיפים שלנו על ניהול זמן
מקווים שנהתם

בהצלחה
אילן וצוות רניהול.