איך בונים הדרכה מנצחת ואיך מודדים את הצלחתה

מאת: אילן רני,

כל מנהל ומנהל פרויקטים צריך בשלב מסוים להעביר מצגת והדרכה.
ללקוחות, לעובדים להנהלה.
מה המטרה של מצגת כזו?
להעביר אינפורמציה?
לענין?
הרבה יותר מכך!
אם תעבירו מצגת מוצלחת, תוכלו לגרום לקהל שלכם (גם אם הוא הכי "יבש" בעולם") לעשות את מה שתרצו.
קראו ויישמו:
איך בעזרת מצגת אחת, תוכלו לשלוט בקהל שלכם.

איך מבצעים הדרכה מנצחת ואיך מודדים אותה - מאמר ראשון בסדרה

 
מאת: אילן רני, מנכ"ל "רניהול"

 
צריכים להציג מצגת או לבצע הדרכה ורוצים שהיא תהיה מדהימה? 
המאמר הבא יכול לסייע לכם להצליח: 

השאלה הראשונה שעולה מתוך כותרת המאמר היא האם בכלל הדרכה ופרזנטציה חד הם? 

התשובה (כמו כל דבר בצה"ל) נחלקת לשלוש:
  • מהם מידע וידע?
  • מהם שלבי הלמידה?
  • מהם אמצעי העברת המסר?
מהו מידע ומהו ידע?
  • מידע הינו החומר הגולמי, אינפורמציה, למשל הנתונים הנאגרים במחשבים הינם מידע.
  • הידע הינו הפרקטיקה כיצד להשתמש במידע הנ"ל. ידע הינו מידע קיים (אינפורמציה) שמתווסף אליו ניסיון פרקטי של בעל המידע. 

    לדוגמא: אני יודע למשל שלג'וליה רוברטס יש תאומים – זה מידע. אין לי שום אפשרות להשתמש בו בשום צורה נראית לעין (גם אשתי מקווה שמבחינתי זה רק מידע) 
    לעומת זאת, כיצד לבצע הדרכה מוצלחת, מבחינתי זה ידע, צברתי הרבה שעות טיסה בתחום, ואני יודע לשלב את ניסיוני במידע התיאורטי הקיים.
מהן שלבי הלמידה:
לתהליך למידה סטנדרטי ישנן שלושה שלבים: 
1. קבלת מידע 
2. הבנת המידע 
3. יישום המידע והפיכתו לידע אישי שלנו. 

שני השלבים הראשונים מתמקדים בהעברת המידע בצורה טובה בכדי שהלומד גם יבין אותו. 
השלב השלישי מתמקד בישום המידע והפיכות לידע. 
לשני השלבים הראשונים מספיק לבצע הרצאות/הנחיות/הדרכות, כמעט ללא מגבלה של מספר השומעים אותנו. הבנת המידע ע"י השומעים תלויה כבר באיכות המדריך. זהו שלב ההדרה 
השלב השלישי מצריך מאתנו לשבת עם כל חניך בנפרד, ולתרגל איתו את שלבי היישום של המידע הנלמד, שלב זה הוא למעשה שלב ההטמעה.
אז הדרכה או פרזנטציה?
ישנן דרכים רבות לבצע את שני השלבים הראשונים של תהליך הלמידה.
  • הדרכות
  • הרצאות
  • הנחיות
  • עם אמצעים טכנולוגים כגון מצגות, מערכות למידה וכן הלאה.
לא משנה אם אתם מבצעים הדרכה או פרזנטציה, מטרתכם היא אחת, להעביר מידע ולקוות שהקהל גם מבין אתכם. 
כך שלענייננו, אין הבדל בין הדרכה לפרזנטציה, רק אמצעי ההמחשה שונה.
מהי הדרכה מוצלחת?
הדרכה מוצלחת חייבת לתת מענה על שלושה גורמים: 
1. ערך מוסף לקהל 
2. חוויה 
3. מענה על צפיות הקהל 

משולש הזהב להדרכה מוצלחת מדגים זאת בברור:

הדרכה מוצלחת צריכה לספק ערך מוסף לקהל, וככל שהערך המוסף גבוה יותר, כך הקהל מרוצה יותר. 
חוויה, משמע הקהל צריך להנות מההדרכה (סרטונים, בדיחות, סיפורים אישיים, גימיקים או צורת העברה ייחודית של המדריך) בקיצור, הרבה חוש הומור. 
הדרכה מוצלחת נותנת מענה על צפיות הקהל. מאחר ואי אפשר לתת למענה לכולם כל הזמן, צריך לשאוף לפחות לתת מענה לחתך הנמוך ביותר המשותף לרוב הקהל. 

דוגמא: 
היום נהוג לקבל חוות דעת מהסטודנטים לגבי איכות ההדרכה של המרצים באוניברסיטאות ובמכללות. 
מתברר שהסטודנטים קובעים את איכות ההדרכה לאו דווקא ע"פ רמת הידע של המרצה, אלא יותר ע"פ החוויה שהמרצה מעביר לסטודנט. 
לדוגמא, אם ננסה לדרג שני מרצים בעלי תואר דר' לכימיה, האחד (נקראה לו מרצה א') בעל ידע מדהים בתחום, אבל מעביר את ההרצאה תוך שעמום, והשני (נקראה לו מרצה ב') עם ידע סביר בתחום (יודע פחות ממרצה א'), אך מעביר את ההדרכה תוך שימוש בהומור, בדיחות, וסיפורי רקע. מרצה ב' יקבל במשובים ציונים גבוהים בהרבה מהמרצה א'. 
החוויה עושה את ההבדל! 
הפרמטר הנוסף הוא המענה לצורך הסטודנטים. מרצה א' מעביר את כל החומר ללא מיקוד כל שהוא. מרצה ב' מעביר את החומר הנלמד, אך מדגיש איזה חומר רלוונטי לבחינה ואיזה פחות. למעשה הוא נותן למענה לצרכי הסטודנטים (לעבור את הבחינה), כך שברור שמרצה ב' יקבל דירוג גבוה יותר בערכות כלפיו מאשר מרצה א'. 

ממשולש הזהב משתמע כי הנחת היסוד שמדריך צריך לדעת הכל אינה נכונה! 
המדריך בפירוש לא צריך לדעת הכל! 
אין סיכוי שהמדריך ידע הכל על הנושא שהוא מעביר, ותמיד יהיה מישהו בקהל שידע בנושא מסויים יותר מהמדריך. 
אז מה באמת המדריך צריך לדעת? 
המדריך צריך לדעת את אותו ערך מוסף שהקהל לא מכיר ומעוניין לקבל, וככל שהערך המוסף גבוה יותר (נקבע ע"פ נסיון המדריך בתחום ו/או ידע תיאורטי נרחב שלו) וככל /שהערך המוסף משלוב בכמות גבוה יותר בהדרכה, כך המדריך ממצב עצמו כבעל ידע. 
המדריך חייב להבין מה הם צרכי הקהל, כלומר מה הקהל מצפה לשמוע וללמוד, ולהתאים את חומר הלימוד לצפיות הקהל. 
גם אם הקהל ייהנה, אך יקבל ערך מוסף גבוה, שאינו עונה על הצפיות שלו, ההדרכה מבחינתו לא תהיה מוצלחת. 

כך ששלושת הפרטמרים של משולש הזהב להדרכה מנצחת, יכולים למקד אותנו המדריכים כיצד יש להתכונן להדרכות/מצגות ומה כדאי לשלב בהן ואיך. 
במאמר הבא, נדון בסוגיה, כיצד ניתן למדוד את איכות ההדרכה. 

בהצלחה בהדרכה/מצגת הבאה שלכם. 

שתפו את המאמר