איך לקבל החלטות נכונות

מאת: אילן רני, מנכ"ל רניהול.

קבלת החלטות היא תהליך שכולנו עוברים יום יום שעה שעה
לרוב מדובר בהחלטות פשוטות, אבל לפעמים אנחנו נדרשים להחלטות מורכבות ומסובכות.
  • מה לשתות, קפה מקיאטו או הפוך קצר?
  • מה ללבוש: את הז'אקט החום או את הז'אקט הבהיר?
  • באיזו קרן פנסיה להשקיע?
  • מה לקנות לבן/בת הזוג מתנה?
  • איזה מועמד לקבל לתפקיד?
  • איזו מערכת CRM (מערכת לניהול לקוחות) לבחור לארגון?
  • כמה בונוס לתת השנה לעובדים?
במאמר הנוכחי ננסה להבין כיצד מקבלים החלטות נכונות (ואם בכלל יש כזה דבר "החלטה נכונה"

בואו נתחיל בשבירת אקסיומה: אין פתרון נכון או לא נכון!
אנחנו יודעים להגדיר מה נכון ומה לא נכון רק בדיעבד, לאחר שראינו מה התוצאה שהגענו אליה.
בשלב קבלת ההחלטות אנחנו צריכים לבחור בפתרון המתאים ביותר לנו (או לצוות, מחלקה ארגון).
האם הפתרון שבחרנו נכון או לא? את זה נדע רק לאחר השגת התוצאות.

בכל תהליך קבלת החלטות ישנם מרכיבים שאנחנו צריכים לקחת בחשבון:

  • אי וודאות- לא ברור מה יהיו המשתנים בעתיד לאחר בחירת הפתרון המתאים.
  • סיכונים- לכל החלטה ישנם סיכונים שצריך לשקול על פיהם את החלטה.
  • מורכבות- עד כמה תהליך ישום הפתרון מורכב ומסובך.
  • אלטרנטיביות- מה הם האלטרנטיביות שלי לקבלת ההחלטה הנכונה ביותר.
  • הגורם האנושי- כיצד האנשים יושפעו מההחלטה שלי וכיצד הם יגיבו ויתנהגו.
בכדי לקבל החלטות מתאימות רצוי להשתמש במודלים לוגיים (אני לא פוסל תחושות בטן או את ה"חוש השישי", אבל ברוב המצבים מודל לוגי יכול לסייע לנו יותר טוב).

להלן המודל שאני משתמש בו לקבלת החלטות מורכבות
  1. בשלב הראשון קבעו האם אתם מתבצעים את תהליך בחירת החלופות לבד.
    אתם יכולים גם להחליט לשלב בין החלטות אישיות לקבוצתיות, למשל, את סעיף 2, 3, ו- 7 אתם יכולים לבצע לבד, ואת שאר הסעיפים לבצע יחיד עם אחרים.
    המלצתי, ככל שהבעיה מורכבת יותר, כדאי לעבוד עם אנשים נוספים למציאת הפתרונות המתאימים.
  2. הגדירו בצורה ברורה ונכונה את הבעיה ושל גורמי השורש שלה.
    הכל מתחיל מהגדרה נכונה של הבעיה
    הגדרה לא נכונה של הבעיה תוביל אותנו לפתרונות לא נכונים.לכן חשוב מאוד לזהות מהם גורמי השורש שמובילים לבעיה (או לצורך) ולהתייחס אליהם.
    בכדי לאתר את גורמי השורש אני ממליץ על שתי טכניקות:
    מודל איתור גורמי השורש (קראו על מודל איתור גורמי השורש, הלינק בתחתית המאמר)
    שאלת ה"למה" 5 פעמים.
    נשמע הזוי נכון? לשאול את עצמנו (או את הצוות) "למה".
    אבל מניסיוני, זו טכניקה פשוטה שעובדת בצורה מדהימה.
    ברגע שהגדרתם את הבעיה. שאלו את עצמכם למה לדעתכם היא הבעיה, לאחר שעניתם על השאלה הזו, שאלו את עצמכם שוב "למה", בצורה כזו ניתן לרדת לעומק ההבנה ולהגיע לגורמי השורש המתאימים.
  3. הגדירו קריטריונים ברורים לשינוי הרצוי לכם.
    הקריטריונים צריכים להיות מדידים ובעזרתם תוכלו להגדיר את התוצאה הרצויה שאתם רוצים להגיע אליה
    דוגמאות לקריטריונים: כמה כסף, כמה זמן, כמה כ"א, איזה סטאטוס, כמה ציוד,
    גם אם אתם רוצים להגדיר קריטריונים שלא ניתן לכאורה למדוד אותם, פשטו אותם לעצמכם בכדי שתוכלו לוודא שהגעתם אליהם.
    למשל: סביבת עבודה תומכת: מה זה אומר מבחינתכם תומכת? שתוכלו לצאת בארבע בצהרים להביא את הילדים מהגן? שהבוס ייתן לכם יד חופשית בביצוע התפקיד שלכם? שיקבלו את הרעיונות שלכם? תגדירו מה המשמעות של הקריטריונים שעל פיהם אתם צריכים לבחון את החלופות.
  4. אתרו דרכי פתרון לבעיה
    בשלב זה עליכם לאתר מגוון חלופות שיאשרו לכם להגיע לפתרון הרצוי.
    מומלץ לחשוב יצירתית, לצורך כך אני ממליץ על שימוש בתהליך סיעור מוחות.
    כמו כן, במקביל או בנוסף לתהליך סיעור המוחות, מומלץ להשתמש במפת חשיבה.
  5. דרגו את הפתרונות על פי קריטריונים שונים (יפורטו בהמשך) ובחרו את החלופה המתאימה ביותר
  6. וודאו שבעזרת החלופה המתאימה (לפעמים צריך לאמץ מספר חלופות יחד) אתם משיגים את הקריטריונים שהגדרתם בסעיף 2.
  7. החליטו על החלופה המתאימה
  8. פעלו ליישומה
  9. בקרו את תהליך הביצוע וודאו שאתם בדרך הנכונה (ע"פ הקריטריונים שהגדרתם).
אם הגעתם למצב שאין לכם מספיק אלטרנטיבות לבחור מתוכם את האלטרנטיבה הרצויה אז אחת מהשניים:
  1. שלא חשבתם מספיק יצירתי- וזה אומר שלא נעזרתם באנשים המתאימים או שלא השתמשתם בכלים הנכונים 
  2. או שבאמת אין הרבה פתרונות ואז אין ממש קושי בבחירת האלטרנטיבה (אני פחות מאמין באפשרות הזו, לרוב יש הרבה פתרונות, רק שאנחנו פוחדים לחשוב "מחוץ לקופסא).
ניהול סיכונים זה אחד הדברים שחשוב מאוד להתייחס אליו.
שני הפרמטרים העיקריים שיש לקחת בחשבון בתהליך ניהול סיכונים הם "הסתברות" ו"חומרה", כלומר; מה היא ההסתברות שהסיכונים לכל אלטרנטיבה יתקיימו, ובמידה וכן, מה תהיה חומרתם, עד כמה הם יפגעו בהשגת הפתרון הרצוי.
לאחר מכן יש לדרג את הסיכונים על פי התוחלת ולבדוק את עלות הטיפול בסיכון. 
בצורה כזו ניתן למיין את האלטרנטיביות על פי הסיכונים שלהם ולהתקדם עם האלטרנטיביות שרמת הסיכונים בהם או רמת עלויות הטיפול בסיכונים שלהם הכי נמוכות (זהו תהליך ארוך שלוקח זמן ודורש מיומנות, אבל לאחר כמה פעמים ניתן להשתלט על כך ולבצע זאת מהר יותר).
תוכלו לקרוא מאמר מעמיק בנושא בניית תוכניות ניהול סיכונים כאן.

קריטריונים לבחירת החלופות:
לאחר שאיתרתם כמה אלטרנטיביות, אתם צריכים לתעדף ולדרג אותם מהמתאימה ביותר להכי פחות מתאימה.
להלן קריטריונים שעל פיהם תוכלו לתעדף את הפתרונות שלכם לבעיה:
  1. האם הפתרון יחזיק מים לזמן רב.
  2. במידה והפתרון שבחרתם לא יחזיק מעמד לאורך זמן ותאלצו לבחור במהירות פתרון אחר במקומו, יתכן שכדאי להתאמץ ולהגיע לפתרון ארוך טווח.
    לעיתים אפשר לממש את הפתרון בשלבים, ולבחור פתרון ביניים ולאחריו פתרון קבע. רק זכרו שבמהלך יישום פתרון הביניים כבר תצטרכו לפעול ליישום פתרון הקבע (נשמע כמו הסכם השלום בין הפלסטינאים לישראל...)
  3. עד כמה הפתרון יקדם אותי למטרה אל מול המצב הקיים?
  4. כמה זמן הפתרון שבחרתי יחזיק מעמד?
  5. עד כמה שינוי המצב הקיים חשוב?
  6. עד כמה ניתן לחזור אחורה למצב הקיים היום במידה וטעינו בפתרון?
  7. עד כמה קשה לממש את הפתרון הזה?
  8. כמה סיכון יש בפתרון?
  9. מהי עלות מוערכת למימוש הפתרון?
  10. מידת שביעות הרצון שלי מהפתרון?
  11. עד כמה ארגיש בנוח כשאסביר את החלטתי למישהו אחר?

טיפ:
מנהלים מצליחים מקבלים החלטות בזהירות, אבל ברגע שקיבלו אותם, פועלים כאלו מעולם לא היססו לגבי הפתרון!
כלומר- קבלו החלטות בזהירות (אבל לא באיטיות), אבל ברגע שבחרתם בפתרון המתאים לכם, פעלו ליישומו ואל תהססו! 

הטיות בקבלת החלטות:
הוכח בהרבה מאוד מחקרים שכולנו מושפעים מגורמים שונים לפני קבלת החלטות.
בשפה המקצועית גורמים אלו נקראים "הטיות"
ישנם הרבה הטיות שמשפיעות עלינו בזמן קבלת החלטות.
מהן ההטיות הללו וכיצד ניתן להתגבר עליהן, על כך במאמר הבא בנושא.

בהצלחה.

שתפו את המאמר