ניהול זמן - כללים שעובדים מצויין לאיזון בין בית לעבודה

לפני כשבועיים אשתי טסה לארצות הברית להשתלמות מקצועית.
לפתע פתאום אני מוצא את עצמי מלהטט בין ניהול החברה, מענה ללקוחות,
קביעת יעדים ומטרות לשנה הבאה, פגישות צוות, לבין הכנת ארוחות לילדים,
בישול, כביסה, סידור וניקוי הבית, תכנון הסעות לחוגים,
ועוד המון דברים נוספים שמעולם לא ממש הקדשתי להם תשומת לב רבה (אשתי אמונה על כך).

עומס המשימות שלי גדל באופן משמעותי.

לפתע מצאתי את עצמי שואל את השאלה החשובה ביותר שכולנו צריכים לשאול כל יום:
איך לבצע ניהול זמן נכון?
במה להשקיע קודם? מה חשוב יותר? ניהול העסק או ניהול הבית?
האם לענות על מיילים ב-12 בלילה כשהבית כבר שקט, ומה עושים
עם לקוח שמתעקש להפגש דווקא בשעה שיש לילד חוג?
איך קובעים סדר עדיפות נכון? מה קודם למה?
איך מתגברים על עומס המשימות שיש לי ומצליחים לאזן בין הבית לעבודה?
בקיצור- איך אני מתייחס מחדש לכל סוגית ניהול הזמן שלי?

כבר בהתחלה הבנתי שאני צריך להגדיר לעצמי גבולות גזרה.
גבול גזרה הוא מונח שאני מלמד מנהלים כיצד לעבוד על פיו.
המשמעות היא, שאנחנו צריכים להגדיר לעצמנו מה אנחנו מוכנים
לעשות במהלך יום פעילות, ומה חורג מגבול הגזרה שלנו.
אני למשל הגדרתי לעצמי, שאני לא מוכן להגיע למצב של מענה
על מיילים בלילות. ואני גם לא מוכן להגיע למצב של עייפות שתשפיע
את התפקוד היום יומי שלי ועל הההתנהלות שלי מול הילדים.
לכן, גבולות הגזרה שלי צריכים להיות: שינה של לפחות 5 שעות בלילה
(לי זה מספיק), ואני לא עובד בסופי שבוע, ומוכן להגדיש פעמיים בשבוע
בלבד למענה על מיילים לאחר שהילדים הולכים לישון.

עכשיו, השאלה היא, כיצד ליישם זאת, לאור העובדה, שכמות המשימות והמטלות שלי שולשו
(זוכרים- גם ניהול החברה וגם טיפול בילידים ובמשק הבית)

הכלל הבא שהגדרתי לעצמי נקרא: תעדוף מטרות מובילות.
הכלל אומר, שאף פעם אי אפשר להשיג הכל, ותמיד כשאנחנו מבצעים
פעילות או משימה, אנחנו באותו הזמן אומרים "לא" למשימה אחרת.
זהו כלל מפתח בסוגיות ניהול זמן.
בכדי להצליח בתעדוף המשימות, קודם כל אנחנו צריכים להגדיר
מה הם המטרות העיקריות שאנחנו מעונינים להשיג.
מטרה היא הגדרת כיון כללי שאליו שואפים להגיע.
ראשית, אני צריך להחליט מה יותר חשוב לי להשיג מבחינת החיים שלי:
עבודה, בית, השקעה בעצמי, בזוגיות, בילדים, 
אלו שאלות שכולנו צריכים לשאול את עצמנו,
אבל אנחנו די מפספסים את השאלה הזו בגלל מירוץ החיים
(זו למעשה השאלה החשובה ביותר שאנחנו צריכים לשאול את עצמנו כל שנה!!)
המטרות שלי השנה התמקדו בשלושה תחומים:
  1. שיפור הפעילות העסקית שלנו (אני לא נכנס לזה כ
    רגע אבל המטרה מוגדרת בצורה ברורה לי ולשאר העובדים בעסק)
  2. הגדלת זמן הבילוי שלי עם אשתי והילדים
  3. שיפור בריאות גוף ונפש (יותר ספורט, יותר בילויים, חופשות וזמן איכות עם אשתי).
היה ברור לי שבמהלך השבועיים הקרובים, אני אצטרך להיות יותר בבית עם הילדים
מאשר בעבודה.
ולכן הגדרתי לעצמי לתקופה הזו זמן קבוע שאותו
אני מקדיש לעבודה, תוך תכנון ניהול זמן נכון אל מול האילוצים בבית.

השלב השלישי הוא להגדיר יעדים לכל אחת מהמטרות שהגדרתי.
יעד הוא מדד כמותי להשגת המטרה.
הרעיון הוא שבכדי להשיג את המטרות שהגדרנו, אנחנו צריכים שלבים להשגתם,
אותם שלבים הם היעדים. חשבו על מקום גבוה שאתם שואפים להגיע אליו,
הדרך אילו היא לעבור דרך שלבי הסולם שעליו מטפסים.
היעדים חייבים להיות מדידים וכמותיים. אחרת לא נוכל לבדוק אם השגנו אותם.
אחת הטעויות הנפוצות שאני נתקל בה המון היא הגדרת סיום השגת היעד ל"עוד חודשיים".
זו אינה הגדרה נכונה משום שאין תאריך יעד ברור.
הגדרה נכונה חייבת להכיל תאריך קלנדרי מוגדר, למשל: סיום היעד ב- 30/11/09.
כאשר הייתי צריך להגדיר יעדים, היה לי ברור שהשבועיים שבהם ניהול הזמן שלי משתנה,
אני מקדיש יותר זמן לבית מאשר בדרך כלל, ולכן נדרשת ממני הגדרת יעדים שונה לתקופה זו.
ולכן הגדרתי לעצמי יעדים נוספים:
  • בכל יום שבו אני לא מדריך, אני נמצא באחת וחצי בבית בכדי להכין ארוחת צהרים לילדים.
  • פעמים בשבוע בלבד אני עונה על מילים בלילה (זוכרים את הגדרת גבולות הגזרה שלי?!).
  • אני דואג להיות נוכח לפחות שלוש פעמים בשבוע לאחר שמחשיך בבית ולהכין ארוחות ערב.
  • אני מוודא שכל מטלה שהתחייבתי עליה מראש, תתבצע תוך יומיים מרגע ההתחיבות ללקוחות
    (לצורך כך חשוב היה לי לתאם ציפיות מול הלקוחות).
  • אני לא פוגע באיכות ההדרכות והשירות שניתנים ללקוח, לצורך כך אבצע האלצת סמכויות מרובה יותר בתקופה הזו.

ועכשיו למשימות.
לאחר שהגדרנו מטרות ויעדים ברורים, צריך לבצע אותם.
הביצוע נעשה בעזרת המשימות
משימה היא כל פעולה שאנו מבצעים שיש לה תוצר מוגמר וברור
ניהול זמן נכון מאפשר לנו גם לבצע את המשימות שמוטלות עלינו.
בכדי להצליח בתהליך אני חייב לבצע כמה פעולות מקדימות:

תכנון מוקדם!
ללא תכנון נכון, אין סיכוי להשיג את היעדים והמטרות שלנו.
במקום שהחיים ינהלו אותנו, אנחנו צריכים לנהל את עצמנו.
לצורך תכנון טוב, הייתי צריך להכיר את אופי הפעילות של הילדים שלי
בשעות שבהם אני בדרך כלל בעבודה.
לכן ביקשתי לקבל את שעות הפעילות של הילדה הגדולה כשהיא בצופים,
את מועדי החגים של הילדים. את שעות סיום הלימודים שלהם בכל יום,
האם יש להם מבחנים או מטלות מיוחדות במהלך השבועיים הללו
שאני צריך להתכונן איתם אליהם.
לאחר שאספתי את הנתונים (ולמען האמת, הם לא היו כל כך מורכבים),
שיבצתי אותם עם המשימות שיש לי בעבודה, וקבעתי מתי אני מבצע מה.
זאת בהתאם לתעדוף של מה חשוב יותר ומה דחוף יותר. כלל חשוב מאוד בניהול זמן.

תאום צפיות מול כולם.
ברור לי שלא אצליח לעשות הכל, ושיהיו משימות שיצטרכו להדחות.
הכלל הוא, שאם אנחנו מתאמים צפיות מול הגורמים שאמורים
לקבל את התוצר של אותה משימה, ומגדירים יחד איתם למתי ניתן לדחות את המשימה,
בתשעים אחוז מהמקרים ניתן לדחות את המשימות (הכל תלוי בתאום הצפיות שלנו מול הלקוח/ספק/בוס).
אז התחלתי לתאם ציפיות, ולהגדיר מה אני יכול לעשות ומה דורש דחיה.
אגב- גם מול הילדים תאמתי צפיות, מה נוכל לעשות יחד ועל צריך לוותר.
ככה גם לימדתי אותם את הכללים הבסיסיים בניהול זמן.

האצלת סמכויות
אין סיכוי לבצע הכל לבד!
חייבים להעזר באחרים. ולכן בדקתי מה אני יכול להאציל לאחרים.
חלק מהמשימות הצלחתי להאציל לקולגות או עובדים, וחלק נשארו תחת אחריותי.
אגב- האצלת הסמכויות שאני הכי גאה בה,
היא למצוא עוזרת בית שתסייע לי בנקיון וסידור הבית (זו אולי המשימה הכי קשה בשבילי).

עכשיו, כל מה שנותר הוא לצאת לחיים האמיתים ולהתחיל לבצע

התמודדות עם בלת"מים.
ואז נכנסים הבלת"מים, אותם אירועים בלתי צפויים שלא תכננו מראש.
תמיד בניהול זמן, גם כשאנחנו מתכננים לעצמנו תכנון מעולה, יגיעו הבלת"מים!
מתקשרים אלי מבית הספר: "הילד שלך לא מרגיש טוב, תבוא לקחת אותו"
או, לילה לפני הדרכה חשובה, כשחשוב לי לצבור שעות שינה,
דווקא אז הילד מחליט להעלות חום, להקיא ולחפש את אימא שלו
(למה תמיד הם מחפשים את אימא, אנחנו הגברים לא מספיק טובים להם???).
ואז אני צריך לשאול את עצמי (וכולנו שואלים את עצמנו במצבים האלו) מה עושים?
איך מתנהלים מול אירוע לא צפוי שמשנה את כל התכנית לאותו היום.
התשובה די פשוטה, אבל רבים מפספסים אותה.
קודם כל הבנה שזו המציאות ואין אפשרות לשנות אותה.
זו תובנה פשוטה מאוד, אבל נראה אתכם מתמודדים איתה
בארבע בבוקר כשאתם מטפלים בילד שלכם,
ובעוד שעתיים אתם חייבים לצאת להדרכה בדרום הארץ ואין מי שיחליף אתכם!
הטיפ הוא, שברגע שאנחנו מבינים שזו המציאות,
אין מה להתעצבן ולהתרגז. ואז, אנחנו יכולים לחשוב על פתרונות בצורה רגועה וממוקדת.
בכל הפעמים שנתקלתי בבלת"מים בשבועיים האחרונים
(ולצערי היו לי הרבה כאלו), תמיד זכרתי שזו המציאות, ותמיד הצלחתי למצוא פתרונות ריאלים לכל.
אבל אם הייתי מתעצבן, ומתרגז, לא הייתי מצילח להגיע לפתרונות טובים

לסיכום זכרו:
כדי להצליח לבצע ניהול זמן נכון, ולנהל את עצמכם באופן מוצלח,
על פני מישור הזמן עליכם לבצע את השלבים הבאים: 

  • הגדירו גבולות גזרה ברורים לעצמכם
  • הגדירו מטרות לשנה הקרובה שאתם רוצים להשיג (לא יותר משלוש מטרות!)
  • הגדירו יעדים כמותיים ומדידים להשגת כל אחד מהמטרות הללו
  • תכננו את המשימות שאתם צריכים לבצע בכדי להשיג את היעדים שקבעתם
  • תמיד תזכרו לתאם צפיות מול הצד השני ל
    גבי דחיית משימות או הגדרת התוצר שמצפים מכם להגיש.
  • בדקו אם אתם יכולים להאציל משימות לאחרים
  • תעדפו את המשימות שלכם על פי חשוב/דחוף בהתאם למטרות וליעדים שהגדרתם
  • בלת"מים (ארועים בלתי צפויים) תמיד קורים,
    הם חלק מהחיים שלנו, אל תתרגזו עליהם, זו המציאות,
    למדו להתמודד איתם ולמצוא את הפתרונות הנכונים לכל בלת"ם.
  • למדו להגיד לא!!! אל תתביישו לדחות פעולות או משימות שאחרים
    מבקשים מכם אם אתם לא יכולים/מספיקים לעשות אותם.
    זה שמישהו ביקש מכם לעשות את המשימה, עדיין לא אומר שאתם צריכים לעשות אותה.
    שימו לב לכלל הבא: למנהלים הכי קל להעמיס עוד משימות על העובדים הכי עמוסים. למה?
    משום שברוב המקרים, אילו שהכי עמוסים הם אילו שפשוט לא יודעים להגיד לא!
  • זכרו: בניהול זמן נכון, בכל פעם שאתם עושים משימה כל שהיא,
    אתם אומרים אוטומטית "לא" למשימה אחרת
    . עודף משימות
    הוא מצב שכולנו נמצאים בו כל הזמן. להשאר ערים עד שתיים בלילה
    בכדי לענות על מיילים זה לא פתרון ארוך טווח. אל תתנו לעודף המשימות
    לקבוע לכם את איכות החיים, קבעו אתם מה אתם מוכנים לעשות
    ועל מה אתם מוותרים, תוך הבנה שלכל החלטה יש תוצאה שאתם צריכים לעמוד מאחוריה!
  • אל תתנו לחיים לנהל אתכם, למדו אתם לנהל את החיים! תבצעו ניהול זמן לעצמכם!

אני שמח שיצא לי לבדוק שוב את התובנות הללו ולוודא שאכן הן עובדות!
אני עוד יותר שמח להגיד לכם שכן, זה עובד, רק צריך לדעת איך ליישם אותם.
ואני הכי הכי שמח, שסוף סוף אשתי חוזרת עוד שלושה ימים.

ועצה קטנה לנשים:
צאו לחופש, זה מגיע לכם, אנחנו הגברים כבר נדע איך להתמודד עם המציאות החדשה ולנהל גם את הבית וגם את העבודה.
רק שתחזרו בשלום.

להשתמע
אילן רני.

אשמח לקבל מכם תגובות: